하루 5건에서 20건으로, 놓치던 항목까지 — BeSir 구매 에이전트 구축 사례
규정과 실제 업무의 간격을 정리하고 BeSir Workflow와 Apps로 구매 검토를 재구성했습니다. 인당 하루 평균 처리량 4배 증가와 사람이 놓친 검토 항목을 발견한 구축 사례입니다.
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구매 에이전트 구축 이후, 신규 구매 요청은 Workflow에 따라 자동으로 검토되고 바이어는 사람의 판단이 필요한 부분에 집중하게 됐습니다. 인당 하루 평균 구매 검토 처리량은 5건에서 20건으로 늘었고, 견적 불일치와 가격 상승 사유 누락처럼 사람이 놓친 항목도 발견했습니다. 이 변화에 앞서 해결해야 했던 과제는 모델 선택만이 아니었습니다. 규정과 실제 업무의 차이, 담당자의 머릿속에 있던 판단 근거, 반복 프로세스의 일관성, 결과를 검토하는 화면까지 함께 다뤄야 했습니다.
규정과 실제 업무 사이의 간격부터 확인했다
구매 규정을 읽고, 과거 구매 이력을 검색하고, 요청의 적정성을 검토한다. 역할을 이렇게 정리하면 구매 에이전트의 업무는 명확해 보입니다. 하지만 실제 구축에서 마주한 업무는 규정만으로 설명되지 않았습니다.
규정과 담당자가 실제로 적용하는 업무 기준에는 차이가 있었습니다. 특히 긴급 구매 건은 일반적인 절차를 그대로 따라가는 것만으로 처리하기 어려웠습니다.
규정은 판단의 기본이지만 모든 상황을 설명하지는 못합니다. 반대로 담당자의 기존 방식을 모두 그대로 자동화할 수도 없습니다. 구축 과정에서는 규정과 실제 업무의 차이를 드러내고, 어떤 부분에 추가적인 판단과 조직의 합의가 필요한지 정리하는 일이 중요했습니다.
핵심 질문은 “규정에 무엇이라고 적혀 있는가?”에서 “이 상황에서 담당자는 무엇을 확인하고, 어떤 근거로 다음 단계로 넘어가는가?”로 확장됐습니다.
담당자의 판단 근거는 실제 사례를 따라가며 꺼냈다
숙련된 담당자에게 업무 방법을 설명해 달라고 요청하는 것만으로는 충분하지 않았습니다. 반복해 온 판단은 익숙하기 때문에 설명에서 빠지기 쉽습니다. 사람에게는 당연한 확인 과정이 에이전트에는 명시해야 할 기준일 수 있습니다.
실제 구매 사례를 단계별로 하나씩 따라가며 인터뷰를 진행했습니다. 담당자가 어떤 정보를 먼저 확인하는지, 어느 지점에서 추가 자료를 찾는지, 무엇을 근거로 구매 적정성을 판단하는지 살펴봤습니다. 관찰된 사실은 엔터프라이즈 컴파일러에 입력했습니다.
여러 담당자의 업무를 함께 살펴보니 검토 방식에도 차이가 있었습니다. 규정을 기본으로 각자의 방법을 모으고, 서로 충돌하는 방식은 합의했습니다. 함께 활용할 때 검토를 더 충실하게 만드는 방법은 조직 지식으로 전환했습니다.
에이전트 구축은 한 사람의 업무를 복제하는 과정이 아니라, 조직에 흩어져 있던 판단 근거를 꺼내고 함께 사용할 기준으로 정리하는 과정이었습니다.
같은 종류의 구매라도 데이터에는 다르게 기록돼 있었다
과거 유사 구매 건을 찾는 과정에서도 어려움이 나타났습니다. 두 건이 모두 관계형 데이터베이스 시스템 구매에 해당하더라도, 구매 이력에는 서로 다른 제품명만 입력돼 있을 수 있습니다. 저장된 이름만으로는 같은 종류의 구매라는 점을 안정적으로 파악하기 어려웠습니다.
현업 담당자는 하나의 조회 방식에만 의존하지 않았습니다.
- 키워드로 관련 구매 이력을 검색했습니다.
- 품목코드로 분류를 확인했습니다.
- 모호한 제품명은 웹 검색으로 어떤 제품인지 확인했습니다.
- 용역 사업은 업무 수행 계획서까지 함께 읽으며 유사성을 판단했습니다.
이러한 현업의 접근 방식을 온톨로지로 정의해, 에이전트가 여러 방법으로 유사 구매 건을 찾을 수 있도록 했습니다.
여기에서 온톨로지는 데이터를 분류하는 데 그치지 않았습니다. 어떤 구매를 유사하다고 볼 것인지, 이를 판단하려면 무엇을 확인해야 하는지를 연결하는 역할을 했습니다.
판단이 필요한 업무와 절차를 지켜야 하는 업무를 구분했다
구매 검토에는 상황에 맞는 판단이 필요합니다. 동시에 매번 정해진 프로세스를 따라야 하는 반복 업무도 있습니다.
구축 과정에서는 LLM에 절차 준수를 맡겼을 때, 동일하게 지켜야 하는 업무 흐름이 흔들리는 문제가 있었습니다. 이 문제는 BeSir Workflow를 적용해 정해진 절차를 구성하는 방식으로 해결했습니다.
업무 맥락을 이해하는 능력과 프로세스를 일관되게 수행하는 능력은 함께 필요했습니다. 해석과 판단이 필요한 부분은 에이전트가 수행하되, 반복적으로 지켜야 할 업무 흐름은 Workflow로 구성했습니다.
텍스트 답변보다 익숙한 검토 화면이 필요했다
에이전트가 결과를 만들었다고 해서 담당자의 일이 바로 줄어드는 것은 아니었습니다. 기존 구매 시스템에서는 익숙한 위치에서 항목을 확인하고 비교할 수 있었습니다. 같은 내용을 긴 텍스트로 전달받으면 담당자가 필요한 정보를 다시 찾아 읽고 대조해야 했습니다. 결과를 검토하는 데 오히려 더 오래 걸리는 문제가 생겼습니다.
이를 해결하기 위해 BeSir Apps로 기존 구매 시스템과 동일한 형태의 검토 화면을 구현했습니다. 담당자가 익숙한 화면 구조 안에서 에이전트의 결과를 확인할 수 있도록 한 것입니다.
결과물은 생성되는 순간이 아니라, 담당자가 이해하고 검토해 다음 행동으로 이어갈 수 있을 때 업무의 일부가 됩니다.
신규 요청이 들어오면 검토가 시작된다
구축 이후에는 신규 구매 요청이 들어오면 BeSir Workflow에 따라 에이전트가 자동으로 구매 검토를 수행하도록 업무 흐름이 바뀌었습니다.
신규 구매 요청 → Workflow에 따른 자동 검토 → 사람의 확인이 필요한 부분 검토
바이어가 모든 요청을 처음부터 직접 살펴보던 방식에서, 에이전트가 검토를 진행하고 담당자는 사람의 판단이 필요한 부분에 집중하는 방식으로 전환한 것입니다.
담당자의 판단 근거와 유사 구매 건을 찾는 방법, 조직이 합의한 기준을 에이전트가 활용했습니다. 정해진 절차는 Workflow로 수행하고, 담당자는 기존 구매 시스템과 동일한 형태의 화면에서 결과를 확인했습니다. 이는 사람의 최종 판단을 없애는 변화가 아니라, 검토할 쟁점에 집중할 수 있도록 업무를 재구성한 변화였습니다.
하루 평균 5건에서 20건으로, 놓치던 항목까지
업무 전환 이후 바이어가 구매 적정성 검토, 계약서 검토, 기술사양 검토에 소요하는 시간이 크게 줄었습니다. 구축 현장에서 확인한 인당 하루 평균 구매 검토 처리량은 기존 5건에서 20건으로, 4배 증가했습니다.
변화는 처리 건수에만 나타나지 않았습니다. 실제 적용 과정에서는 사람이 검토하며 놓쳤던 항목도 발견했습니다.
| 검토 항목 | 실제로 확인한 내용 |
|---|---|
| 견적서와 구매 요청 대조 | 견적서 내용과 구매 요청 내역이 서로 다른 부분 |
| 과거 구매와 비교 | 과거 유사 구매 건보다 비싸게 구매하는 경우의 사유 누락 |
| 수의계약 적정성 | 조직의 수의계약 적정성 조건에 부합하는지, 추가 확인이 필요한 부분 |
각각의 자료를 따로 읽는 것만으로는 확인하기 어려운 항목입니다. 구매 요청과 견적서를 비교하고, 과거 구매 이력을 연결하고, 현재 요청에 적용되는 기준을 함께 살펴봐야 합니다.
에이전트가 이러한 검토를 수행하면서 담당자는 드러난 쟁점을 중심으로 판단할 수 있었습니다. 이 사례에서 확인한 가치는 더 많은 요청을 처리하는 것과 함께, 조직의 검토 기준을 반복적으로 적용해 사람이 놓친 항목을 찾는 데 있었습니다.
처리량과 발견 항목은 이번 구축 현장에서 확인한 결과입니다. 모든 구매 업무에서 같은 성과가 나오거나 모든 오류를 찾아낸다는 의미는 아닙니다.
구매 에이전트 구축은 조직의 판단 방식을 정리하는 일이었다
이번 구축에서는 규정과 데이터를 전달하는 것에 더해, 담당자의 판단 근거를 꺼내고 서로 다른 검토 방법을 합의 가능한 기준으로 정리해야 했습니다. 유사한 구매를 찾는 방법, 반복 업무의 실행 순서, 결과를 검토하는 화면도 함께 다뤘습니다.
Enterprise Context는 이러한 실제 업무 속에서 구체화됩니다. 문서에 적힌 원칙뿐 아니라 업무에서 사용하는 개념, 판단 근거, 정보를 찾는 방법, 조직이 합의한 기준이 함께 연결돼야 합니다.
구매 에이전트의 성과는 모델의 답변 능력만으로 만들어지지 않았습니다. 조직의 업무 지식, 일관된 실행 흐름, 담당자가 검토할 수 있는 화면을 함께 구성한 결과였습니다.
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